Smarta faktureringstips för småföretagare – undvik fallgropar och säkra betalningar

Att få betalt är grundläggande för att ditt företag ska överleva och växa, men fakturering kan vara en källa till problem, särskilt för nyföretagare. Ett litet fel på en faktura kan bli både kostsamt och svårt att korrigera i längden. Här är smarta tips för att säkra din likviditet och undvika vanliga faktureringsmisstag.

1. Korrekta och kompletta fakturauppgifter Det är avgörande att dina fakturor innehåller korrekta och kompletta uppgifter. Enligt både bokföringslagen och mervärdeskattelagen finns det specifika krav på vad fakturan ska innehålla. Missar du detta kan mottagaren, om det är ett företag, förlora sin avdragsrätt på momsen. Säkerställ att följande finns med:

• Företagsnamn, adress, organisationsnummer för både dig och mottagaren.

• I vissa fall även mottagarens momsregistreringsnummer.

• Fakturadatum, förfallodatum och vad fakturan avser.

• Momssatsen som gäller för tjänsten/varan och att summan framgår både exklusive och inklusive moms. Att ange fel momssats är ett av de vanligaste felen.

• Ett unikt fakturanummer som är en egen nummerserie, oberoende av fakturadatum. I början kan det vara bra att använda en godkänd fakturamall för att säkerställa att du får med allt.

2. Fakturera i tid – och agera snabbt vid utebliven betalning En av de viktigaste åtgärderna för att få betalt i tid är att fakturera så snart som möjligt efter att tjänsten är utförd eller produkten levererad. Snabb fakturering minskar risken för pengabrist i ditt företag.

Om en betalning uteblir, tveka inte att kontakta kunden. Många gånger finns en förklaring. Om kunden har likviditetsproblem kan du överväga att skjuta upp förfallodatumet, dela upp betalningen eller kräva förskottsbetalning framöver. Skicka en betalningspåminnelse så snart betalningen är sen. Den bör vara vänligt men formellt formulerad. Ange alltid räntevillkor redan vid avtalstidpunkten. I vissa faktureringsprogram kan du hantera detta smidigt.

3. Välj rätt kunder och hantera Swish-betalningar korrekt För att minska risken för uteblivna betalningar kan du i viss mån välja dina kunder. Använd gratistjänster som allabolag.se för att få en bild av kundens ekonomiska situation och vid behov en kreditupplysning.

Om du tar emot Swish-betalningar är det viktigt att veta hur de ska bokföras. Om din omsättning tillsammans med andra kontant- och kortbetalningar överstiger 4 prisbasbelopp, krävs ett certifierat kassaregister. I så fall bör Swish-betalningar registreras på en egen knapp eller rad. För mindre omsättning kan Swish-betalningar bokföras senast vid momsredovisningen, men det krävs underlag som en kontantfaktura. För flera Swish-betalningar samma dag kan du göra en gemensam verifikation.